5 tips para elegir equipos audiovisuales para salas de reuniones

5 tips para elegir equipos audiovisuales para salas de reuniones


Más de una vez hemos escuchado lo improductivas que pueden ser la mayoría de las reuniones de trabajo en las empresas. Solo en los EEUU, un estudio de Visix, estimó que se realizan diariamente unas 11 millones de reuniones, lo que se traduce en unas 220 millones al mes, según un informe de Doodle, estas reuniones tienen un costo de 399.000 millones de dólares para las empresas en este mismo país.

Esto indica lo importante que es que las reuniones se realicen, no solo con una planificación y objetivos muy claros, sino también con equipos audiovisuales y un diseño de sala de reunión que permita una comunicación eficiente entre todos los participantes, dentro de ese espacio.

En ese sentido, no hay nada peor que una reunión en la que el sonido de una llamada es deficiente o donde la calidad de video en pantalla no es lo suficientemente buena o, incluso, falla recurrentemente. Esto, más que posibles errores en la instalación o el uso de los equipos audiovisuales, la gran mayoría de las veces se debe al uso de equipos no apropiados para las necesidades reales de la empresa.

Por lo tanto, si las empresas quieren dar una impresión profesional antes sus empleados, clientes y proveedores, la solución puede estar en invertir en un nuevo sistema audiovisual para su sala de reuniones. En ese caso, ¿quieres saber cuáles son los 5 tips clave para elegir los equipos audiovisuales apropiados para una sala de reunión? Entonces no apartes tu atención del contenido que sigue a continuación, porque te lo explicaremos.

Defina un presupuesto

Puedes pensar en comprar monitores, micrófonos, altavoces y muchas cosas más, pero sin un presupuesto definido, es poco lo que en realidad puedes hacer. Por eso, lo primero es ordenar las cuentas y establecer un presupuesto y, a partir de allí, determinar qué tipo de sistema audiovisual es el que puede permitirse la empresa.

En ese caso, debes tomar en cuenta que hay muchas características que pueden incidir en un equipo audiovisual de mayor precio. Por ejemplo, la cantidad de conexiones telefónicas o de video, pueden ser elementos determinantes en el costo de un proyecto de acondicionamiento audiovisual para una sala de conferencias.

Establezca qué calidad de sonido necesita

No hace nada con comprar unas pantallas con calidad de video ultra HD, si el sistema de audio que eligió es deficiente. Incluso hay situaciones en las que el audio es definitivamente más importante que el video. Por lo tanto, es importante que prestes la misma atención a todos los componentes del sistema audiovisual que necesitarás para tu sala de reuniones.

Eso implica, por ejemplo, comprar teléfonos equipados con un sistema de altavoces de alta calidad, así no tendrás que gastar en equipamiento adicional para llevar un buen audio a toda la sala. En ese caso, es importante que prestes mucha atención a las especificaciones técnicas (capacidad de volumen y radio del micrófono), la calidad de la marca y las referencias que puedas obtener del equipo.

También en función del tamaño de la sala de reuniones, debes considerar la cantidad de micrófonos adicionales e, incluso, de altavoces que puedas necesitar. Otra opción que puedes evaluar, es comprar teléfonos que integran micrófonos móviles.

Elija la pantalla adecuada

En la actualidad, no se puede concebir que exista una sala de reuniones o de conferencias que no tenga una pantalla de alta definición. Esto se debe a que ya no son áreas exclusivas para reuniones, sino también son espacios para realizar videoconferencias y presentaciones a asistentes que están tanto en la sala, como en ubicaciones remotas. De otra forma, habría que hacer la videoconferencia desde un computador portátil, lo que impediría a muchos asistentes ver con claridad la presentación o a los asistentes conectados en forma remota.

En este caso, al elegir una pantalla, una de las características a las que debes prestar más atención es al tamaño, ya que este dependerá de la capacidad visual requerida, en función del tamaño o el diseño de la sala de reuniones. Por ejemplo, puedes encontrar opciones que van desde pantallas como la Hisense 50” LED 4K UHD Smart Android TV, hasta otras más grandes como el Samsung 75” Crystal UHD Smart TV

Aproveche las facilidades de la tecnología inalámbrica

Si lo que quieres es impresionar a la audiencia en la sala de reuniones, entonces debes pensar en adquirir equipos audiovisuales con tecnología inalámbrica. No hay nada mejor que una presentación hecha con micrófonos y controles inalámbricos. De esa forma, no solo evitarás los típicos tropiezos y enredos, sino también le darás al presentador la libertad de desplazarse por la sala, sin riesgo de fallas en el audio o en el control de la presentación visual en pantalla.

Por ejemplo, usar como pantalla de presentación un smart TV, como el Samsung 75” QLED 4K y un sistema de sonido inalámbrico como el Samsung 7.1ch Soundbar, te puede asegurar controlar tanto audio como video desde un control central, sin necesidad de cables y ajustes complejos.

Pero también es importante pensar en otros aspectos como, por ejemplo, habilitar una conexión WiFi en la sala de reuniones. De esa forma, puedes facilitar la colaboración entre los asistentes, el intercambio de archivos, el uso de software para compartir pantalla, entre otras funciones.

Si no está seguro, contrate a un profesional

Muchas veces las empresas entienden que tienen una necesidad, pero no tienen el tiempo o el conocimiento para hacerlo por su cuenta. Así que si el presupuesto lo permite, también puedes recurrir a los servicios de un consultor audiovisual. De esa manera, puedes obtener la opinión y las recomendaciones de un profesional, lo que te ahorrará tiempo e inconvenientes en la configuración del equipo audiovisual para tu sala de reuniones.

Incluso, si el sistema audiovisual es muy complejo, también vas a tener que pensar en contar con un personal técnico que preste asistencia, en caso de cambios de último momento o fallas en el funcionamiento de los equipos.

Si te pareció interesante este contenido y tomas en cuenta los consejos que te hemos señalado, seguro te ahorrarás muchas dificultades en la elección e instalación de los equipos audiovisuales para la sala de reuniones de tu empresa. Y si tienes alguna pregunta sobre los mejores equipos para este tipo de proyectos, en Distritech, tenemos la respuesta que necesitas. Podemos guiarte y asesorarte en las mejores opciones de equipos audiovisuales para tu sala de reuniones. Solo contáctanos y con gusto te ayudaremos.



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